Behandling av personuppgifter

Vår behandling av personuppgifter

Karlskogahem AB värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Denna riktlinje förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som görs med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Karlskogahem AB, organisationsnummer 556046-8885, med adress Skrantafallet 9A, 691 27 Karlskoga, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Registerutdrag

Du har rätt att kostnadsfritt begära ett registerutdrag från oss. Begäran görs skriftligt.

Skicka din skriftliga begäran till:
Karlskogahem AB, Box 417, 691 27 Karlskoga

Offentlighet och sekretess

För Karlskogahems verksamhet gäller offentlighetsprincipen, vilket innebär att vem som helst kan begära att få ta del av behandlade uppgifter. Detta innebär att vi därför på begäran av en enskild kan vara skyldiga att enligt lag lämna ut uppgifter om dig. Undantaget är att enligt 26 kap 11 § offentlighets- och sekretesslagen gäller sekretess för uppgifter om dina personliga förhållanden om det kan antas att du eller någon dig närstående lider betydande men om uppgiften röjs.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Alla dina personuppgifter behandlas i Sverige.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag). Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill veta vilka uppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till dem.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Tänk på att du som står i Bostadskön kan ändra vissa uppgifter direkt på Mina Sidor.

Rätt till radering

Du kan begära radering av de personuppgifter vi behandlar om dig ifall uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats. Vi kan dock behöva spara dem i arkiveringssyfte.

Rätt till begränsning

Deltagande i kundundersökningar: Du har alltid rätt att avanmäla dig från att få olika undersökningar skickade till dig. De undersökningar vi utför handlar om att vi vill ha underlag till bättre service eller att vi vill få underlag kring hur människor önskar bo.

Rätt till dataportabilitet

Du kan begära att vi lämnar ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel en annan part eller leverantör. Detta gäller bara personuppgifter som du själv har gett oss, som behandlas automatiskt av oss och som vi behandlar för att hålla vad vi lovat i avtalet med dig eller för att du samtyckt.

Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?

Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du därför rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.

Ändringar i vår riktlinje?

Vi kan komma att göra ändringar i vår riktlinje. Den senaste versionen finns alltid på vår hemsida.

Riktlinjen uppdaterades senast 2021-01-28

Sökande

Under din tid som sökande i vår bostadskö samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. . Personuppgifterna behövs för att administrera ansökningar och intresseanmälningar om att hyra en bostad. Följande personuppgifter registreras: namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, ekonomiska uppgifter, önskat boende, boendeförhållande vid ansökan, arbetsgivarens namn, boendereferens, hyresvärdens kontaktuppgifter.

Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

Erbjudande

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

Inkomstuppgifterna sparas endast under tiden då uthyrningsprocessen pågår. Kreditupplysningen sparas digitalt och gallras 90 dagar efter gjord kreditkontroll.

Elektroniska nycklar

Nyckelhantering

I de flesta av våra fastigheter använder vi oss av taggar (elektroniska nycklar). I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dina/era dörröppningar, bokningsloggar från tvättstugan samt bokningar av Gästlägenhet. Uppgifterna lagras i fyra veckor för debitering av gästlägenhetsbokningen, tekniskt underhåll och felsökning. Dessa händelser är en form av personuppgifter.

Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att du/ni ska kunna öppna de dörrar ni behöver i ert bostadsområde, boka er tid i tvättstugan och boka gäst. På vissa adresser finns möjlighet att lägga in namn och telefonnummer på porttavlan/porttelefonen (telefonnummer syns ej) om du/ni som hyresgäst vill.

Karlskogahem grundar behandlingen av personuppgifter dels på ett berättigat intresse och dels för att kunna upprätthålla hyresavtalet gentemot dig som hyresgäst enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till Polisen vid en eventuell brottsutredning.

Gallring

När du/ni flyttar från din/er lägenhet raderas dina/era personuppgifter ur det elektroniska nyckelhanteringssystemet.

Befintligt avtal

När du är kund hos oss och har ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Detta gäller även vissa gemensamhetsutrymmen där vi på vissa adresser använder vi oss av kamerabevakning. Då en inspelad bild räknas som en personuppgift gäller dina rättigheter på samma sätt här. Kamerabevakning styrs även av kamerabevakningslagen i vissa fall. Det inspelade materialet lagras i 30 dagar. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

Avslutat avtal

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi, enligt lag, spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet. Även i de fall då det varit skador i lägenheten eller utestående fordringar och om hyresgästen sagts upp på grund av misskötsamhet kan uppgifterna komma att sparas längre.

Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år. Detta för att följa gällande lag.